1. 電子帳簿保存法の改正内容

電子帳簿保存法は、企業が国税の重要書類を電子的に保存することを推進する法律です。いくつもの厳しい要件が2022年1月の改正で大幅に緩和され、電子化を進める企業の増加が見込まれています。

この改正では、電子化を考えていない企業にとっても、大きな影響があります。改正電子帳簿保存法では、電子取引で受け取った書類は電子データとして保存する義務が生じます。そして、「電子メールで受け取った領収書や請求書のPDFファイルをコピー機で紙面に出力して保存する」ことが、今回の法改正で不可となります。従来の紙保存の廃止を含む改正電子帳簿保存法は、企業における経理業務の電子化圧力を非常に強めると言われています。

2. 電子帳簿保存法の猶予措置

今回の改正電子帳簿保存法において2年の猶予期間が設けられた背景には、紙で経費処理している企業が未だ多く、システム改修などが間に合わないとの声があがったためとされています。また、今までは電子データで受け取っていたが、保存・検索のシステムが構築できず、逆に紙でもらうようになった企業もあるようで、かえって電子帳簿保存法改正によって電子化が逆行した例もあります。改正電子帳簿保存法に対応するためには、ソフトウェアを導入する、もしくは手作業での対応が余儀なくされますが、法改正の認知度が低くどのように対応するか混乱する企業も少なくなかったようです。

このため、2022年1月1日から2023年12月31日までの2年間は、改正電子帳簿保存法の対応が間に合わない場合は、以下の2つの条件を満たすことで紙出力での保存も認めるという内容になりました。

特に①の「やむを得ない事情」という抽象的な表現について、今回は踏み込んで確認してみましょう。

3. 電子帳簿保存法「やむを得ない事情」とは

2021年12月27日付の法令解釈通達によれば、「やむを得ない事情」は下記の通りと公表されています。

「やむを得ない事情」とは、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に係るシステム等や社内でのワークフローの整備未済等、保存要件に従って電磁的記録の保存を行うための準備を整えることが困難であることをいう。

具体的には、電子保存に対応した請求書管理システムの導入や、ワークフローの仕組みの設定が間に合わなかった場合などが挙げられます。こちらについて所轄税務署長が認めた場合、かつ税務調査時に提示の求めに書類を提出できる状態で管理が出来ていれば、猶予適用ということになります。

なお、やむを得ない事情の認定については、所轄税務署長への申請手続きなどは不要とされています。

4. 2023年までに義務化対応準備を！

今回の猶予期間設立は改正直前のタイミングであり、イレギュラーな対応であったようです。改正電子帳簿保存法の対応が遅れている企業は、この2年の猶予期間中に必ずシステム導入、もしくはワークフローの仕組みづくりを進めなければなりません。今回の改正は、すべての企業に大きな影響を及ぼすものです。今後も素早く情報をキャッチアップし、対応必須事項など細かく確認をしましょう。

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