どの地域・業種でも定型業務＝ルーチンワークはあります。出社後一番にメールの確認を行い、1日の業務を予定、そして終業後に報告書をまとめ退勤…働く人の数だけルーチンは存在します。その中でも、印刷・封入・書類送付等といった誰が行っても同じ単純な作業は担当者からしても手間のかかる業務です。

　企業が「業務改善」を考えるには、こうしたあたり前になっているルーチンワークの見直しが重要です。「昔から行っている業務なのだから」「今まで出来ていたのだから」というような先入観に捕らわれず、本当に今の業務に必要なのか？と疑ってみましょう。

業務の見直しが労働生産性を向上させる

参考：経済産業省「2018年版 中小企業白書・小規模企業白書」

　経済産業省の中小企業白書によれば、設備投資やIT導入などの生産性向上に向けた取り組みを「業務プロセスの見直し」と合わせて実施した企業は、業務プロセス見直し未実施の企業よりも労働生産性が向上したという結果が出ています。システムやツール導入を検討するのであれば、自社の業務プロセスを見直す方がより効果が期待できるということです。

ルーチンワークを見直す重要性

　今まで行っていた業務の見直しに踏み切るのは、時間と手間がかかる上に効果が短期的に出ないので勇気が要ります。
しかし「皆がやっていることだから」「会社で決められていることだから」といって行うルーチンワークの中には、実はなくなっても困らない業務があるかもしれません。

ルーチンワーク見直しポイント

①作業を単純化・標準化する

②文章やデータ入力のテンプレートを作る

③ITツール・サービスを駆使して自動化する

文書自動配信サービス「AirRepo（エアレポ）」紹介

　ルーチンワークの中でも、毎月必ず発生する発注書や請求書、納品書の印刷・封入・送付業務は特に手間と時間がかかります。単純で誰が行っても結果が同じ業務ですので、上記の3ポイントの中で言えば、「③ITツール・サービスを駆使して自動化する」が有効と考えられます。

　本記事で紹介する文書自動配信サービス 「AirRepo（エアレポ）」は毎月の発注書・請求書・納品書などの自動送付・保管ができる「文書自動配信サービス」です。ファイルをアップロードするだけで、相手先に応じてメールやFAXで送信し、ファイルをクラウドストレージに保管、一元管理できます。

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