テレワーク実施による生産性低下

参考：令和2年版 情報通信白書

　新型コロナウイルス感染症拡大の影響により、日常生活は2019年までと大きく変わりました。マスクの常用、不要不急の外出自粛のほか、政府からはテレワーク勤務が推奨されました。これまで対面で行われていた業務がリモートになったことで、想定していなかった問題もあったのではないでしょうか。

　令和2年版情報通信白書によると、テレワークを実施して問題があった事項として「会社でないと閲覧・参照できない資料やデータなどがあった」「同僚や上司などとの連絡・意思疎通に苦労した」ことが挙げられています。これらの問題は業務の手間を増やし、生産性を著しく低下させる要因となります。このような課題を解決できるのが「グループウェア」です。

グループウェアとは

　グループウェアとは、企業・団体等の組織の中で情報共有やコミュニケーションを促し、意思疎通を円滑にして業務を効率化することを目的としたシステムです。

　グループウェアは、一般的に文書管理機能や掲示板、ワークフローやスケジュール管理など複数の機能が備わっています。

グループウェア導入のメリット

組織内の情報共有効率化

　グループウェアにはスケジュール管理やドキュメント管理、チャットなどの機能が搭載されています。グループウェアを確認することで誰が何をしているか、資料の最新版はどれか等がわかるようになります。チャットを利用すれば、進行中のプロジェクト進捗を確認することも可能です。

ペーパーレスとワークプレイス改革の実現

　円滑な情報共有の為にグループウェア利用を進めていくと、おのずと紙資料が不必要となります。オフィスから離れていてもグループウェアさえ確認できれば資料が見られるようあらかじめルール決めをすることで、場所に縛られない働き方を実現することが可能です。

事務作業・オフィス業務の効率化

　グループウェアはテレワーク時以外にもメリットをもたらします。
　会議室の予約やワークフロー申請、電話の取次ぎメモなど、オフィスで発生しがちな時間をとられる事務作業をカバーする機能が、グループウェアには搭載されています。利益を生まない単純業務を効率化できる点は、グループウェア導入の大きなメリットと言えます。

テレワークを支援するグループウェア

「テレワークをもっと浸透させたいが、生産性低下のため進められない」
「紙の申請業務のせいで出社しなければならない」
「離れた場所でチームメンバーが仕事をしていると、スケジュールが把握できない」

　新型コロナ感染症拡大で対応を迫られたテレワークですが、災害発生時はもちろん介護・育児により出社が困難になる可能性は、今後誰しもあります。現在の業務の中で、上記のような課題によりテレワークが実現できない…とお悩みの方は、グループウェアの活用を検討してみましょう。

　本記事で紹介するグループウェア「Garoon」は、10名から数万名規模まで導入実績のあるグループウェアシステムです。スケジュール管理機能やワークフロー、ドキュメント管理機能など必要な機能が揃っています。わかりやすい管理画面や管理権限の移譲によって管理者の負担を軽減できるほか、不正アクセス・ログインを防止するセキュリティ対策で自社の大切なデータを守ります。