さらに進化するMicrosoft 365
多様化する働き方に対応するサブスク型クラウドサービス「Microsoft 365」。2023年３月には、AIと連携することで作業を自動化するMicrosoft 365 Copilotのリリースがアナウンスされ、同サービスにはますます注目が集まっています。従来のOfficeシリーズとの違い、メリットや多彩な機能、新たな生産性向上を可能にするCopilotについて、わかりやすくご説明します。
INDEX
1.Microsoft 365とは？
2.Microsoft 365のメリット
3.Microsoft 365ならではの３大機能
4.今後ますます重要性を増すMicrosoft 365
5.よくある質問
Microsoft 365とは？
ビジネスシーンにおいてMicrosoft Officeが使われない日はもはや一日もありません。Officeに含まれるWordやExcel、PowerPointなどのアプリケーションソフトは、すでに30年以上の歴史を持っており、オフィススイートのデファクトスダンダードとなっています。
マイクロソフト社の代名詞ともいえるOfficeは、バージョンアップを幾度となくくり返し、機能を追加しながら、ユーザビリティを向上させてきました。Office 2016、2019、2021……ただ、Microsoft 365（旧称Office 365）についていえば、そうした延長線上に留まるものではありません。
Microsoft 365と従来のOfficeの違い
Microsoft 365をひとことでいえば、Officeのサブスクリプション型（定額制）クラウドサービスです。従来のOfficeが培った一連の定番アプリケーションソフトウェアにクラウド・コンピューティングを組み合わせることで、大幅に機能を拡張させています。
従来のOfficeは買い切り型で、次のアップデート版に変更するには再度、通常価格で購入する必要があります。Microsoft 365は月々の料金を支払う契約期間内においては、ネットワークを通して常に最新版にアップグレードされていくのが特徴です。
Microsoft 365の革新性
Microsoft 365は従来のOfficeのように高品質高機能なアプリを提供することはいうに及ばず、コミュニケーション／コラボレーションという“体験”の提供に主眼を置いています。課題に対するソリューションというよりは、新しい働き方の提案といったほうが、より実態に適っているかもしれません。
さらに、2023年３月には革命的な新サービス、Microsoft 365 Copilot（- コパイロット）について正式なアナウンスがありました。
従来のMicrosoft 365にAIを連携させることで、人間と次世代AIが一体となってより生産性の高い成果物作成にあたることができる画期的なサービスです。リリース日時や価格・ライセンスについて詳細は明らかにされていませんが、今後の動向から目が離せない内容となっています。
Microsoft 365 Copilotとは？
2023年、マイクロソフト社が提供する検索エンジンBingに対話型AIが搭載され、話題を呼んだことは記憶に新しい。自然言語による検索の革新、その次の展開として、WordやExcel、PowerPointやTeamsなどのオフィススイートにAIを連携させ、生産性を爆発的に向上させる新サービスが予告された。それがMicrosoft 365 Copilotである。
Copilot（コパイロット／副操縦士）の名が示す通り、AIがユーザーの作業をサポートするというコンセプトで、Wordであれば文章を、PowerPointであれば資料作成を、といった具合に、定型作業の大部分をAIが代替する。これにより、人間はより創造性の高い業務に集中できるようになる。また、初心者ユーザーであってもAIのサポートでアプリケーションの使い方について習熟を早めることも可能。革命的ともいえるその内容に、世界じゅうの注目が集まっている。
低迷する日本の労働生産性を救う？
別の記事でご紹介したように、日本の労働生産性は国際的にみてけっして高い水準とはいえません。
就業者 1 人当たり労働生産性は、OECD加盟国38カ国中29位で、81,510 USドル（818万円）（図）。これは米国の152,805 USドルの半分に相当する、惨憺たる数字です（参考記事：2022年10月、最低賃金改定！ 日本企業の労働生産性を高めるには）。
このままでは、国際競争力を維持できないばかりか、今後も急速に進む少子高齢化に起因する労働力不足を補いきることができず、経済が崩壊しかねません。
労働生産性を高めることはすべての日本企業にとって喫緊の課題ですが、Microsoft 365はそのための大きな助けとなること請け合いです。
Microsoft 365のメリット
それでは、現在のITサービスのトレンドを俯瞰しながら、Microsoft 365の具体的なメリットについて整理してみましょう。
低コスト
Microsoft 365をはじめとするサブスクリプション型ソフトウェアの大きなメリットとして、初期投資を大きく抑えられることが挙げられます。（関連記事：成功事例に学ぶ！ サブスクリプション型ビジネス３大メリット）
高額ソフトウェアの購入には躊躇しても、年額や月額制であれば試験的に導入を検討することも可能です。また、Microsoft 365に代表されるサブスク方式のソフトウェアの多くは、自動でアップデートされるため、IT／セキュリティ管理のコストを削減しながら、常に最新版の快適さを享受できます。
また、家庭向け・一般法人向け・大企業向け・教育機関向けにそれぞれ予算や用途に応じた豊富なプランが用意されており、多様な働き方に応じて最適なプランを選ぶことが可能です。
自由な働き方と組織強化を両立
クラウド・コンピューティングを基盤とするMicrosoft 365は、時間や場所に囚われた旧来の働き方を変える革新的なサービスです。外部サーバーにデータを保存することで、オフィスや自宅、出張先など場所を問わず、ネットワークを通してアクセスできます。もちろん、PCやスマートフォンなど、端末の種類も問いません。
複数のユーザー間でのファイル共有や同時編集が可能になるため、新型コロナ禍以降、欠かせない働き方となったテレワークへの対応という面でも有用です。従来のオフィスワークとテレワークを組み合わせた新しい働き方、ハイブリッドワーク推進の原動力となるでしょう。
また、こうした特性は単に便利というだけではありません。チーム内のコミュニケーションをこれまで以上に活性化させ、組織強化に繋げる効果が期待できます。
Microsoft 365ならではの３大機能
Microsoft 365では、従来のOfficeソフトウェアのみならず、クラウドを最大限に活用したいくつもの新機能が備わっています。具体的に何ができるかを整理してみましょう。
Teams
Teamsは、テレビ電話機能も備えた高性能のチャットツールです。チーム内でコミュニケーションを図りながらの共同作業を可能にします。ほかのOfficeアプリとの相性も抜群で、Teams上で共有したファイルはメンバー全員で上書きできます。
トランスクリプションという文字起こしの機能もあり、テレビ会議の議事録を自動化できるほか、有料版では会議の録画も可能に。参加できなかったメンバーも後日、内容を確認することができます。
2023年３月現在、Teamsの国際シェアは圧倒的で、組織の50％以上、2.7 億人を超える人びとがを標準使用していると発表されています。テレワークやWeb会議の代名詞ともいえるサービスです。
OneDrive
台風や地震が絶えない災害大国日本では、あらゆる企業でBCP（Business Continuity Planning；事業継続計画）が欠かせません。
2011年の東日本大震災では、多くの病院の電子カルテシステムがダウンして治療活動に大きな支障をきたしました。そんななか、クラウドを活用していた病院では大きな問題なく医療態勢を維持。災害時のリスクヘッジとして、クラウドストレージはその有用性を遺憾なく示しました。
クラウドサービス普及以前は、社内に大型のサーバーを設置する必要があり、アクセスするにも社内ネットワークを介する必要がありました。外部クラウドサーバーであれば、物理的なスペースや管理コストも必要なく、既存のインターネット回線を利用してアクセスできます。
OneDriveは、最も身近で、かつ世界最高水準のセキュリティを誇るオンラインストレージサービスとして認識されています。Microsoft 365利用時においては、１アカウントにつき1TBの容量を使用可能です。
オフィスの被災やパンデミックへの備えとしてはもちろん、PCが故障した際のバックアップ、買い替え時のデータの入れ替え、HD代わりに使用できるなど、日常的にもたいへん便利なサービスです。
SharePoint Online
SharePointはWebを通して共同作業やドキュメントの共同管理を行えるサービスです。
社内ポータルとして使用して、最新情報について常にメンバー全員で確認し合うような使い方がメインとなるでしょう。ユーザーは共有されたワークスペースにアクセスできるほか、Wikiを作成して部内の知見を広く共有できます。「メンバー専用のWeb掲示板」と捉えれば、イメージしやすいかもしれません。
SharePointは特に多彩な機能を備え、会議での議事録を複数名で記入したり、電話で通話しながらひとつの提案書や企画書を作成するというふうにチーム単位のプロジェクトを円滑化します。人数分の資料を印刷する必要もありませんので、当世流行のペーパーレス化にもひと役買うことは間違いありません。
今後ますます重要性を増すMicrosoft 365
2023年４月現在、新型コロナ禍はゆっくりと沈静化に向かっています。ただ、今回の混乱を機に、より柔軟な働き方が求められるようになった流れは変わりません。Microsoft 365は、それに応える最も有力なソリューションのひとつといえるでしょう。
メンバー間での情報共有・意思疎通がこれまで以上に重要となるポストコロナ時代にあって、Microsoft 365は今後ますます重要な価値を持ちます。近い未来、オフィスを都心に構える必要性がなくなったり、物理的なオフィスそのものさえ必要なくなることがあるとすれば、それはきっと同システムによる変革であるといえるでしょう。さらにAIの機能が拡充されていくなかで、私たちの働き方はこれまでとまったく違うものになっていく筈です。
Microsoft 365の導入を検討したい事業者様、あるいはすでに導入はしたものの機能の全貌が掴めない、使いこなせていないという方には、無料のダウンロード資料も別にご用意しております。ぜひ、こちらもご活用ください！
よくある質問
- QMicrosoft 365の無料版がある？
- Aアカウント登録することで、Web上でWord、Excel、PowerPointなどを無料で使用することができます（機能制限有）。ほかに、１カ月の無料試用期間を利用する方法もあります。
- QMicrosoft 365 Copilotはいつリリースされますか？
- A現在、Copilotはごく少数の企業でテスト使用されており、そのフィードバックを基に急ピッチで改良が進められています。正式なリリース日時については、2023年４月現在、発表されていません。
【参考】
・公益社団法人 日本生産性本部「労働生産性の国際比較2022」
