【図解】2022年電子帳簿保存法改正まとめ

まずは電帳法でいう電子データ、①電子帳簿等保存、②スキャナ保存、③電子取引データ保存、それぞれの区分の対象書類と保存要件について、いま一度おさらいしてみましょう（図１）。

１．電子帳簿等保存

電帳法では、会計システムやERPで作成した電子帳簿データがあれば、紙の帳簿に代えられる旨が定められています。2022年の改正法では、これまで必要だった税務署長の事前承認が不要になりました。

また、これまでは複雑な検索要件が課されていましたが、改正後の要件は取引年月日と金額、取引先のみとなり、大幅に緩和されています。

２．スキャナ保存

それらに加えて、スキャナ保存ではタイムスタンプ要件についても緩和されています。

スキャナ保存する際、これまでは書類の作成・受領から遅滞なくデータ化してタイムスタンプを押す必要性がありました。2022年の法改正で、保存までの期間が最長２カ月＋７営業日（約70日）以内に伸長され、受領者のサインも不要になっています。

３．電子取引データ保存

メールやクラウド、アプリ、EDI、USBメモリなどを介した注文書、契約書、領収書などのやりとりがこの項目に含まれます（第２条）。

これまで電子取引情報の保存については、①電子データ、②COM（電子計算機出力マイクロフィルム）、③紙媒体の書面のいずれかを選択できました。改正法では②と③が廃止され、電子データへの一本化が義務づけられています。電子取引のデータ保存については、その対応の難しさから２年の宥恕期間が設けられていましたが、予定どおり2023年でそれも終わりました。2024年１月から、個人事業主を含むすべての事業者に対応が求められます。

電子帳簿保存法対応のカギは文書管理システム

以上のように、改正電帳法の内容はやや難解です。ただ、罰則も新設されており、対応をおろそかにするわけにもいきません。そこで現在、多くの事業者さまがご検討されているのが文書管理システムの導入です。

文書管理システムとは？

文書管理システムとは、文書をデジタル化してペーパーレス管理できるシステムのことです。ドキュメント管理システム／DMS（Document Management System）と呼ばれることもあります。

企業活動においては、その規模を問わず、さまざまな文書を大量に扱うことになります。先に挙げた財務諸表や請求書、領収書など、国税関係帳簿書類だけでも、その量は膨大です。

それらの文書は保存期間が定められており、従来は紙保存されていたために管理コストは非常に大きなものでした。

文書管理システムは、そうした課題を解決しながら、改正電帳法にも対応できる決定的なソリューションになりえます。

文書管理システム導入のメリット

１．コスト削減／保管スペースの圧縮

文書管理システムを活用することで、まず、これまで印刷や紙にかかっていたコストを削減し、保管スペースを圧縮できます。

総務省がまとめたICT地域活性化事例のうち、愛媛県西予市のペーパーレス化事例では、情報の電子化によって議会のコピー使用量が半減、FAX代に至っては1/10以下にまで下がったとレポートしています。

２．業務効率の向上

大量の紙文書のなかから、必要な書類を探すことは非常に煩雑な作業です。単に時間がかかるというだけでなく、過去の資料を現在の業務に活かしきれないといった機会損失にもなるでしょう。文書管理システムの多くは強力な検索機能を備えており、電子帳簿／スキャナ保存文書の別なく、必要な文書を必要なとき、ただちに見つけ出すことができます。

３．セキュリティ／テレワークへの対応

スキャナ保存した紙書類のデータ／電子帳簿データを一元的に管理することで、書類の紛失や持ち出しといったリスクを回避できます。

スキャナ保存した紙書類データにタイムスタンプを自動付与するシステムなら、改竄防止にもひと役買うでしょう。

また、なによりクラウド型のシステムであれば、紙の原本を探すためだけにオフィスに出社する必要もありません。新型コロナ禍以降、急速に一般化したテレワークの場面でも大いに役立ちます（参考記事：ビジネスを加速させる！ クラウド導入ポイントまとめ）。

文書管理システムを選ぶ３つのポイント

文書管理システムのメリットについては明らかです。ただ、ひとくちに文書管理システムと銘打たれていても、機能はさまざまです。これだけは押さえるべき選び方のポイントを３つ、以下にまとめました。

１．電帳法への対応

なにより、スキャナ保存したデータにタイムスタンプを付与する機能や詳細な検索項目の追加機能など、電帳法の保存要件をクリアする機能を備えたシステムであれば、業務効率の面でも必要十分な効果を期待できます。

２．他システムとの連携

３．コストの低さ

そうしたシステムなら、高額の初期費用をかけることなく、スモールスタートが可能です！

関連クラウドサービスのご案内

内田洋行ITソリューションズでは、ニューノーマル時代の文書管理システムとしてUC+ドキュメントをおすすめしています。

製品詳細に併せて、今回の電帳法改正で企業が対応すべきチェックポイントをわかりやすくフローチャート形式にまとめたPDF資料「電帳法ToDoリスト」をご用意しております。ぜひ、貴社での電帳法対応にご活用ください！

よくある質問

Qシステム導入にあたり、電帳法に対応しているかどうかはなにをもって判別すればいいでしょうか。

A市販のソフトウェアを対象に、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による認証を受けたシステムを適正に用いれば、電帳法の法的要件をおのずとクリアすることができます。本稿でご紹介した文書管理システム“UC＋ドキュメント”も、認証を受けたシステムのひとつです。

Q法改正があった場合、JIIMA認証はどうなりますか？

AJIIMA認証は改正年ごとに審査が行われ、認証ロゴにも法改正年が記載されます。すでに認証済みのソフトウェアでも、法改正対応のためバージョンアップした場合、再審査を受ける必要があります。最新年認証ロゴ付きソフトウェアについては、最新の法改正に対応した製品として安心してご使用いただくことができます。

Q文書管理規定とはなんですか？

A顧客や取引先から受け取った文書や社内で発生する文書をどのように扱うのかを企業内で定めたルールが文書管理規定です。保存期間や廃棄方法、保管場所など、部門間を超えた統一ルールを設けます。電帳法では、電子取引データの訂正及び削除の防止措置として、タイムスタンプなどシステムを利用したもののほか、「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」による対応を認めています。

Q電帳法違反に罰則はありますか？

A法律で定められた保存要件を満たさなかった場合、青色申告が取り消されるリスクがあり、控除や経費が認められなくなるのは大きな痛手。また、2022年の改正では重加算税が課される罰則も新設されており、細心の注意が必要です。