勤怠管理をなぜ導入するのか

従業員の賃金の基本は労働時間にあります。雇用契約として時間当たりの賃金や残業・休日出勤当たりの単価を取り決め、諸手当を加算していきます。この労働時間の申告や管理の煩雑さが企業の課題となっていました。
サービス残業を強いられたり、休日出勤の申告漏れの問題や、集計もExcelなどの手作業となり管理部門の大きな負担です。タイムカードを導入している企業も多くありますが、手作業による転記ミスの危険があります。直行直帰の際は自己申告となり、不正が発生しやすくなります。パート・アルバイト、派遣社員の多い企業、あるいはフレックスや裁量労働制などの導入によって、手作業のままでは非効率な管理になりつつあります。
そこで導入されているのが勤怠管理システムです。出退勤の正確な時間を手間無く収集したい場合は、ICカードや生体認証システムを利用できます。クラウドサービスなどでは、直行直帰や出張、出向、夜間勤務、休日出勤など柔軟に対応できるので、 従業員にも管理者にも負担の少ない就業時間の管理 と 就業時間の正確性の確保 を実現できます。また、事前に許可を必要とする残業申請や休暇の取得、直行直帰などの申請をサポートする 申請承認フローを効率化 するサービスが用意されている場合があります。
一般社員はもちろん管理部門の負荷を軽減するとともに、複雑な割増賃金の計算を効率化し、正確な給与計算を実現します。また 蓄積したデータを活用 して、部門ごとの作業時間のアンバランスや繁忙期などを把握して、適正な人材配置を支援するなどのメリットも期待できます。

勤怠管理システムの必要性

年休の取得状況、ライフワークバランスへの取り組みが、企業のポジティブな評価に繋がるような社会的潮流から、時間外労働時間の正確な算出を行うことができる勤怠管理システムの需要はますます高まっています。残業や直行・直帰、年休の申請ルールを整備、それに見合うシステムを導入し、労務コンプライアンスへの対応を図る企業が増えています。
そして厳しさを増す労働基準法（以下、労基法）への対応があります。労基法は毎年改正され、企業に大きな負担となっています。目まぐるしい労基法への対応を勤怠管理システムが支援します。その内容をご紹介します。

36協定

一般に「さぶろくきょうてい」と呼ばれます。時間外労働に関する取り決めで、会社側が法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超えた時間外労働を命じる場合、労組などと書面による協定を結び、労働基準監督署に届け出ることが義務付けられています。
この届出を勤怠管理システムが支援します。協定と届出を行わずに時間外労働を強いると、労働基準法違反と見なされ、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金となります。
このような 法改正にスムーズに対応できるシステム が求められています。

ブラック企業対策

厚生労働省は、2015年5月から従業員に過酷な労働を強いる「ブラック企業」対策を発表しました。従業員の違法な長時間労働で、年3回是正勧告を受けた大企業の社名を公表するというものです。
1ヶ月の時間外・休日労働が100時間を超える従業員が1つの事業所で10人以上、または4分の1以上で、1年程度の間に3ヶ所の事業所で是正勧告を受けると、社名が公表されます。
「ブラック企業」のレッテルを貼られてしまうと、企業イメージは失墜し、従業員の募集が困難になります。それを防ぐためにも、システム側でアラートを出して未然に防ぐ、または正確に記録を残すことは極めて重要となります。

年次有給休暇の取得義務化

2016年4月から 年次有給休暇の取得が義務化 されました。管理職を含む全員に、年5日間の年次有給休暇を取得させなければなりません。本人の意思にかかわらず強制であり、罰則もあります。シフト制の職場では大変なことになると予想されます。

自社の勤怠管理状況を振り返る機会に

業種や従業員の数やどのような勤怠管理が必要なのかなどは企業によって当然異なりますが、正確な勤怠管理が必要であることは変わらない事実です。システム化することで正確性は確実にアップします。この機会に自社の勤怠管理の方法や内容を振り返ってみてはどうでしょうか。必要な項目や予想以上に手間がかかっていた作業があることに気付かれるのではないでしょうか。それを補うのが勤怠管理システム『Touch On Time』です。

　　　

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