テレワークの全体像を把握

　テレワークを行う上で意識するポイントは「人事・労務」「ICT」「実施」の3点です。

　これらの検討に当たっては、企業の部門にそれぞれ一任するのも1つの手です。テレワーク検討に当たっては全員がその意識を共有し、理解している必要があります。上記3つのポイントを押さえた上で、経営企画部門が承認する、というのがモデルケースの1つです。

テレワークの全体方針を決定

　テレワーク導入に当たっては、導入目的を明確化することが重要です。テレワークの実施がゴールとならないよう、実施部門や対象を盛り込んだ基本方針を策定します。

　テレワーク起案時においてはそのメリットをキーマンに提示し、経営活動に支障がないよう、対象者や対象業務を絞り込んでスモールスタートさせると、現場での反感や混乱を最小限に抑えられます。

テレワーク実施のためのルールづくり

　今回のようなパンデミックにあたっては早急な対応が求められますので、極力大きな制度変更をせずに業務を継続できるよう、トライアルを行い、実施頻度の調整や対象範囲を徐々に広げましょう。
対象者を絞り込む上では、社員のニーズ調査を行い、希望者から実施開始するのも1つの手です。

　対象業務を絞り込む上では、まずテレワークを「現在実施できる業務」「すぐには実施できないがいずれは可能な業務」「実施できない業務」への切り分けを行います。次のステップ④を検討するには、このうちの「すぐには実施できないがいずれは可能な業務」に注目する必要があります。

　労務管理については通常出社時と同様に労働時間を把握し、業績評価や人事管理を行うなど労働基準法が適用されます。勤怠管理方法はEメール報告か管理ツールを導入するのか、在籍確認はPC画面キャプチャなど行うか等検討し、実施の際には従業員へ事前通達を行いましょう。

テレワーク実施のためのICT環境整備

　テレワーク実施でITツールを導入するか検討するには、まず現在の職場環境にどのようなツール・システムがあるのか把握すべきです。テレワーク業務では不要なシステム、もしくはクラウドシステムであれば新たにシステム導入する必要はありません。本当に必要なのはどのツールなのか、選定しましょう。

　テレワーク実施時には、利用端末やネットワーク環境、サーバーアクセス方法なども準備が必要です。デスクトップPCは持ち帰りが出来ませんし、テレワーク場所によってはWi-Fi環境がない場合もあります。従業員のテレワーク環境を管理し、実施できるかどうかも事前に確認しましょう。

セキュリティ対策

　普段社内で行っていた業務を社外で行うわけですから、セキュリティルール・対策は入念に策定しましょう。具体的には防犯対策や書類・端末施錠収納を義務付ける物理的セキュリティ対策や、ウイルス対策ソフト・サービス利用や各デバイス内のデータ暗号化を施す情報的セキュリティ対策があります。

　普段から従業員には情報を取り扱う際の行動指針やルールを遵守を徹底する研修を行うと、テレワーク時にもルールが周知されるようになります。

テレワーク推進のための評価と改善

　テレワークの実施は少なからずコストがかかるものですので、実施前と比較しどのような効果があったのか把握しておきたいところです。顧客満足度や新規契約獲得数に変化があったか、無駄な業務削減で効率化されたものはあったか、紙消費量や電気代などコストは増減したのかなど項目をまとめ、良くなった点は継続し悪化した点は原因を特定すべきです。

　その原因の対策を講じ、短期的なテレワークを繰り返すことで、従業員にとっても新しい働き方が選択できるようになります。今後の働き方として継続できるよう、評価と改善を行いましょう。